Een ziekmelding ontvangen en dan?
Ontdek stap voor stap wat je als werkgever moet doen van dag 1 tot twee jaar ziekte.
Vraag jij je af wat je nou wel of niet moet of mag doen? Een ziekmelding ontvangen is nooit fijn. Het gooit je planning in de war, roept vragen op en als je pech hebt begint een traject dat je maanden bezig kan houden. Maar met de juiste stappen voorkom je dat een ziekmelding uitgroeit tot een juridisch en financieel hoofdpijndossier. Want dat is precies waar het mis gaat bij veel ondernemers: niet door kwade wil, maar door onwetendheid. Je weet niet precies wat je moet doen, wanneer, en in welke volgorde. En dat kan je als werkgever duur te staan komen.
In dit artikel zet ik het voor je op een rij. Helder, praktisch en zonder juridisch jargon.
1. De ziekmelding ontvangen en nu
2. Wat doe je in week 1: Meld de zieke medewerker bij de arbodienst
3. Wat doe je in week 6: Probleemanalyse door de bedrijfsarts
4. Wat doe je in week 8: Plan van aanpak opstellen
5. Wat doe je na week 42: Ziekmelding bij het UWV
Wat mag je wel en niet doen? Dit is waar veel werkgevers de fout in gaan
Loondoorbetaling: hoeveel en hoe lang?
Stap 1: de ziekmelding ontvangen
Of het nu via de telefoon binnenkomt, via WhatsApp of via een collega een ziekmelding is een ziekmelding. Maar hoe jij vervolgens handelt, maakt het verschil.
Heb je nog geen verzuimprotocol? Dan is dit het moment om er een te maken. Daarin staat hoe en waar medewerkers zich ziekmelden, wat er van hen verwacht wordt en hoe jij als werkgever reageert. Dit is trouwens niet vrijblijvend: de Wet verbetering Poortwachter verplicht je als werkgever om een verzuimprotocol te hebben.
Tip: neem altijd telefonisch contact op met een zieke medewerker. Dat geeft jou een beter beeld van de situatie en laat zien dat je betrokken bent.
Wat doe je in week 1: Meld de zieke medewerker bij de arbodienst
Wettelijk gezien moet je de ziekmelding binnen zeven dagen doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Heb je (nog) geen arbodienst of een contract direct bij een Bedrijfsarts? Dan wordt het tijd om dat te regelen. Je bent daar als werkgever verplicht toe, ook al heb je maar één medewerker.
Noteer ook de eerste ziektedag en leg alle contactmomenten schriftelijk vast. Die documentatie heb je later misschien hard nodig.
Wat doe je in week 6: Probleemanalyse door de bedrijfsarts
Is je medewerker na zes weken nog ziek? Dan stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op: wat zijn de beperkingen, wat kan de medewerker nog wel en wat niet? Dit is het vertrekpunt voor alles wat daarna komt.
Wacht hier niet mee. Hoe sneller je schakelt, hoe meer regie je houdt.
Wat doe je in week 8: Plan van aanpak opstellen
Uiterlijk in de achtste ziekteweek maak jij samen met de medewerker een plan van aanpak. Daarin staat welke stappen jullie beiden zetten om terugkeer naar werk mogelijk te maken: in de eigen functie, aangepaste werkzaamheden, of eventueel bij een andere werkgever.
Mis je deze deadline? Dan riskeer je een loonsanctie van het UWV.
Wat doe je na week 42: Ziekmelding bij het UWV
Na 42 weken ziekte ben je verplicht de medewerker ziek te melden bij het UWV. Dit is een administratieve stap, maar sla hem niet over. Het UWV volgt het traject mee en beoordeelt later of jij als werkgever voldoende hebt gedaan.
Wat mag je wel en niet doen?
Dit mag niet
- Vragen naar de medische situatie of diagnose
- Twijfelen aan de ziekmelding zonder aanleiding
- Druk uitoefenen voor snelle terugkeer
- Ontslag aanzeggen tijdens ziekte
Dit mag wel
- Vragen hoe lang de medewerker verwacht afwezig te zijn
- Vragen of thuiswerken mogelijk is
- Lopende zaken bespreken en overdragen
- Contact houden op een betrokken manier
Loondoorbetaling: hoeveel en hoe lang?
Als werkgever betaal je bij ziekte twee jaar lang minimaal 70% van het brutoloon door. In het eerste jaar mag dit nooit onder het wettelijk minimumloon uitkomen. Let ook op de cao: in veel cao’s geldt een hogere verplichting, soms zelfs 100% in het eerste jaar.
Na twee jaar en als de medewerker nog steeds arbeidsongeschikt is, kan hij of zij een WIA-uitkering aanvragen bij het UWV. Maar alleen als jij als werkgever alles correct hebt opgevolgd. Heb je dat niet gedaan? Dan betaal je door. Maximaal een jaar extra.
Vanaf 1 januari 2027 verandert hoogstwaarschijnlijk de compensatieregeling voor transitievergoeding bij ontslag na twee jaar ziekte. Check dit als je in de buurt van die grens zit.
Eerlijk gezegd kan me zo voorstellen dat je als ondernemer liever met je bedrijf bezig bent dan met het uitpluizen van verzuimwetgeving die elk jaar verandert. Dat snap ik volledig.
Maar dit is precies het gebied waar kleine fouten grote gevolgen hebben. Een gemist document, een te late melding, een probleemanalyse die er niet is en je betaalt ineens een derde ziektejaar. Dat is geen hypothetisch scenario. Het gebeurt regelmatig.
De oplossing is niet dat jij alles van buiten leert. De oplossing is dat je weet wie je kunt inschakelen als het nodig is, iemand die het vak kent en jou ontzorgt. Zodat jij je hoofd erbij kunt houden waar het hoort.
